Cette page est dédiée aux règles en usage pour bien utiliser le courriel. Elle est inspirée en grande partie de celle que Claris avait faite pour justifier l'emploi de son logiciel Claris Em@iler. C'était il y a longtemps.

Les débuts du courrier électronique remontent à 1972. Les chercheurs l'utilisaient pour communiquer de manière simple et rapide entre laboratoires universitaires d'un bout à l'autre du globe. Ils étaient à l'époque moins de cent connectés.

Aujourd'hui, le courrier électronique est l'application la plus utilisée d'Internet.

Les utilisateurs du courrier électronique sont nombreux et le seront encore plus dans les années à venir. Tôt ou tard, vous serez également amené à utiliser le courriel, son langage et ses conventions - l'étiquette courriel ou Netiquette.

Ce guide vous apportera un complément d'informations sur le courriel, que vous soyez un débutant ou un habitué de la communication électronique.

Conseils.

Du nombre grandissant de comptes courriel par Internet, des services on-line comme AOL, ou des services intranet, résulte un nouveau mode de communication avec ses subtilités et ses nuances propres que le débutant peut ne pas saisir. Vous trouverez ici quelques conseils pour vous éviter des malentendus épineux.

Soyez concis.

L'un des avantages principaux du courrier électronique est la rapidité à laquelle vous pouvez répondre à une question ou diffuser une information importante. Aller droit au but permet de clarifier l'idée et garder au courriel toute sa productivité.

Évitez les « Flames ».

Une « flame » est un pamphlet ou un message critique. Évitez les « junk mails », des messages ne contenant pas ou peu d'information ainsi que les messages pouvant déclencher une réponse irritée du destinataire.

L'emploi des astérisques.

Utilisez des astérisques pour faire ressortir un mot-clef ou une expression (ex. : je vous suis *très* reconnaissant). N'utilisez les astérisques que lorsque cela est nécessaire. Un usage abusif peut vous faire paraître hypocrite.

Utilisez les citations.

Les citations permettent une série de réponses à un message original. Il est plus simple, au lieu d'écrire un nouveau message, d'utiliser les éléments du message original pour structurer sa réponse. Par convention, les citations commencent par le signe « > » sur toutes ses lignes.

Astuce : Certains logiciels de courrier électronique permettent de coller une citation en mettant automatiquement les signes « > » devant chaque ligne. Jetez un coup d'œil dans vos menus. D'autres permettent de prendre un message en entier comme citation. Il suffit pour cela de le sélectionner et de presser la touche « Répondre ». Souvent, vous pouvez aussi copier le texte, puis le coller via la commande « Coller comme citation ».

Évitez le « Spamming ».

Le mot « Spam », utilisé pour le courrier électronique, signifie un déversement d'informations inutile (comparable au déversement des ordures). Envoyer des « Junk mails » (comme une publicité) sur un newsgroup, un serveur de mails, ou à des personnes que vous ne connaissez pas est considéré comme du « Spamming ». Ne pas utiliser cette manœuvre déplaisante vous évitera les foudres des autres internautes. Un article pour s'en prémunir est disponible ici.

Soyez discrets.

Vos correspondants ne veullent pas forcément que vous diffusiez par mégarde ou méconnaissance leur adresse de courriel. Lorsque vous envoyez un message à plusieurs personnes, envoyez le message à votre adresse (vous apparaissez en tant que destinataire principal - To: moi@monfournisseur.net) et placez tous les autres destinataires en copie cachée (BCC ou CCi: destinataire1@fournisseur.com, destinataire2@autrefournisseur.com). Chaque destinataire ne verra que son propre nom dans l'en-tête du message.

Certains logiciels de messagerie ne vous montrent pas cette en-tête d'emblée. Fouillez dans vos menus, ils permettent tous de le faire.

À éviter.

Envoyer des messages EN MAJUSCULES.

ÉCRIRE EN MAJUSCULES ÉQUIVAUT À HURLER SON MESSAGE.
N'utilisez des chaînes de caractères en majuscules dans vos messages que lorsque c'est absolument nécessaire.

Envoyer des messages répétés.

Envoyer plusieurs fois le même message à un de vos correspondants peut être perçu comme du « harcèlement ». Il est préférable et courtois de laisser un délai de réponse à votre destinataire avant de lui renvoyer votre message. La plupart des gens planifient leurs connexions et ne vérifient leurs messages qu'à des horaires précis de la journée.

Symboles (smileys ou émoticons).

Comme les humeurs, les personnalités et les émotions sont difficilement visibles par courriel, de petits symboles, les « smileys (émoticons) », ont été créés pour transcrire les états d'esprit et rajouter un peu de chaleur dans les messages. Pour lire un smiley il suffit de le considérer comme étant une tête qu'on a fait tourner d'un quart de tour vers la gauche. Exemple : :-), le deux-points représente les yeux, le trait figure le nez et la parenthèse est la bouche.

Smileys de base	Signification
: -)	sourire
:->	sourire sarcastique
; -)	clin d'œil - complice
:-,	sourire affecté
:-D	rire
:'-)	j'en pleure de rire
: -*	bisou !
*: -)**	baiser sur la joue
: -X	motus & bouche cousue
:-\|	indifférent
:'-(	une larme
: -(	pas content
: -<	très triste
:-\	Heu...
:-/	perplexe/sceptique ou « c'est pas de ma faute ! »
:-P	Tirer la langue
:-O	Oh!
:-@	hurler
>:->	taquin
>;->	taquin & complice

Smileys moins connus	Signification
8-)	je porte des lunettes
: #)	je suis saoul
%-)	fatigué
I-)	tard dans la nuit
I-(	je m'en...nuie
I-O	je baille
:-I	Aucun sens de l'humour
:-e	déçu
:-Q	fumeur
:-{	moustache
d:-)	je porte une casquette
:-&	je ne peux pas parler
*:-()**	j'ai mal à la gorge
=(:-(	punk triste

symboles qui expriment les émotions ou/et les actions	Signification
\\//_	Salut Vulcain (exemple : Oh, vénéré \\//_ Lionel)
\o/	Prions le Seigneur, prions (exemple : Espérons qu'il n'a pas un modem machinbidule... \o/)
->>>>--	Flèche = pour plaisanter, railler quelqu'un... (exemple : Merci pour tes conseils, j'ai passé une heure à voir d'où venait le problème... ->>>>--)
()	Serrer quelqu'un dans ses bras (exemple : ((((Pierre)))) Pierre est serré dans les bras de son interlocuteur : tu as toute ma gratitude.)
{}	Embrasser quelqu'un très fort (exemple:{{{Cunégonde}}}). J'embrasse Cunégonde très fort.
<>	Faire l'amour
><	Faire le contraire...
@-`-,--	Voici cette rose rien que pour vous (méfiez-vous des épines!)

L'un des avantages majeurs du courriel est sa rapidité et sa façon relativement informelle de communiquer. Il permet de diffuser de l'information tout en étant au téléphone ou entre deux réunions. De cette volonté de rapidité est née une sorte de « code » sous forme d'acronymes. Nous vous proposons ici une liste des acronymes les plus communs. Faites attention : l'usage abusif d'acronymes ou de symboles conduit à une familiarité qui peut paraître déplacée pour votre correspondant.

La manière dont vous signez vos messages est souvent le reflet de votre personnalité. Quel que soit votre style, le courriel vous permet de signer de manière personnelle.

Exemples de signature.

Salut Séraphin. BCNU Séraphin :-) Séraphin Lampion +33 (0) 388 00 00 00 seraphin.lampion@tintin.org      \\|//      (o o) ~~~W~~~U~~~W~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Séraphin Lampion seraphin.lampion@tintin.org ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Cette dernière présente un inconvénient. Les gens ne mettent pas forcément une police à espacement fixe dans leur logiciel de courrier. Cela donne parfois des surprises :
     \\|//
     (o o)
~~~W~~~U~~~W~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Séraphin Lampion
seraphin.lampion@tintin.org
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

Étiquette e-mail internationale.

Aujourd'hui, plus de cent pays utilisent le courrier électronique. Cela n'est pas étonnant car utiliser le courriel pour des communications internationales diminue considérablement vos factures téléphoniques, évite les attentes de courrier postaux, et les problèmes de décalage horaire ! Le fait que le courriel traverse les cultures et les fuseaux horaires rend nécessaire de connaître les us et coutumes du pays de votre correspondant.

Patience.

Si vous envoyez un message à l'étranger, il est possible que celui-ci arrive en dehors des horaires de bureau ou pendant une fête dont vous ignoriez l'existence et que vous ne receviez pas de réponse avant quelques jours. Soyez donc patient et accordez un délai de réponse à votre correspondant avant de renvoyer le même message.

Formats de dates et d'heures.

Lorsque vous envoyez un message international, soyez certains d'utiliser les conventions de dates et d'heures appropriées sans lesquelles des malentendus peuvent se produire. (Ex : le 12 Avril 2005. - en France : 12/04/2005 - en Angleterre : 04/12/2002).

Astuce : Dans les formats de date du tableau de bord Date et heure, vous pouvez choisir un pays et voir le format de date qu'il utilise. Une fois ce précieux renseignement obtenu, cliquez sur « Annuler » pour revenir à notre format bien français.

Humour.

La perception de ce qui est drôle ou à propos varie selon les pays. Soyez donc prudents ; cela peut vous faire perdre des contacts internationaux précieux.

Informations vous concernant.

Fournissez toujours vos adresses postales ainsi que vos numéros de téléphone et les codes internationaux s'y rapportant lorsque vous communiquez avec l'étranger. Exemple : +33 (0) 563 00 00 00

Conversions de formats monétaires.

Sur des documents contenant des éléments monétaires (comme des factures ou des devis), soyez sûrs d'utiliser le format de monnaie du pays de destination (élément de séparation des décimales et abréviation internationale de la monnaie. Ex : Euro - EUR, Dollar américain - USD).

De l'usage du courriel.

L'usage incorrect d'un système de courriel peut causer des ralentissements de transmission des messages, de votre machine ou des pertes de messages importants. Bien configurer et organiser votre logiciel de courriel vous évitent ces désagréments et garde à votre machine des fonctionnalités optimales.

Évitez les grosses pièces jointes.

Classez vos courriels.

Conservez le moins de messages possibles dans votre boîte d'arrivée. Rangez-les dans des classeurs à thème après les avoir lus. Ceci libérera de l'espace dans votre boîte d'arrivée et facilitera la lecture des nouveaux messages.

Stockez les messages.

Faites des sauvegardes régulières de vos messages (ex. : sur un disque amovible). Ainsi vous conserverez une trace de toutes vos correspondances.

Vérifiez régulièrement votre boîte aux lettres.

Comme pour du courrier postal, il faut vérifier régulièrement si vous avez du courrier. De plus certains serveurs de courriels limitent la capacité des comptes. Pensez à vider votre boîte régulièrement.